輔導案例:精技電腦
根據天下雜誌 2019年「全國2000大服務業」統計報導,精技電腦2018年全年合併營收計新台幣 171.48億元,名列「全國2000大服務業」第 97名,在「資訊、通訊、IC」3C通路領域排名第 18大;如以資訊通路排名時,精技電腦為台灣地區資訊通路第二大廠商。
導入電子發票 精技電腦行政作業效率大躍進
3C通路廠商精技電腦因應代理國際品牌增加,業務量擴增,持續在專業領域投資建構競爭力,從後台作業領先升級為電子發票系統可看出管理階層的用心,因而大幅減少處理實體發票的時間、成本,單是倉儲人員處理實體發票時間便大減84%,還不包括手工開立、銷退折讓等,帶動行政作業效率。
一如精技電腦在官網揭櫫的願景,「在台灣,藉由資訊科技的整合,有效發揮結合配銷、物流、維修等核心能力所帶來的綜效,成為國內科技通路市場的整合者。」精技電腦協理洪莉萍表示,當初公司考量升級發票系統,主要是希望在資訊化時代下,可以透過電子發票的資訊分析及管理數據,並可提高行政管理效能。
洪莉萍進一步補充,這也是配合政府法令,因應財政部推動電子計算機發票升級為電子發票,加上電子發票在國內已經相當普及,有利於公司推動改採電子發票。另以身為上市公司的企業社會責任來說,保護地球,節能減碳,也是企業應盡的社會責任。
挑資訊廠商 三步驟嚴選
在確立需求後,精技電腦對於挑選電子發票系統廠商,一點都不馬虎,分三大步驟嚴選,包括確定公司導入電子發票方式、訪談廠商、遴選廠商。
首先是「導入前,先確定公司導入電子發票的方式」,先分析公司過往發票開立狀況,發票開立、作廢、折讓、張數、隨貨送等B2B、B2C等作業流程,在了解電子發票後,精技決定第一階段先以「存證方式」導入,再於第二階段進入「交換方式」,同時考量精技本身的資訊能力足以自行管理發票傳輸系統,決定以 Trunkey 方式傳輸,不透過加值中心。
確認導入電子發票方式後,精技設定的第二步是「訪談廠商」。洪莉萍表示,訪談廠商時,考量二個層面,一方面是瞭解資訊廠商的導入經驗、導入方式、導入時效、導入成本,另一方面是評估資訊廠商可以提供給公司的效益。
為此,精技特別找了六家廠商評估,條件是可以Trunkey方式協助導入、意願及配合度高、導入成本合理,以及導入經驗豐富,且有類似導入方式的廠商,最終決定鉅盛。
洪莉萍透露,精技導入電子發票,並非僅考量「銷項發票」,希望可以同時規劃「供應商提供給精技的進項電子發票」。其中,進項電子發票可以每天從平台抓下,轉入ERP 系統中,提供公司收貨比對發票資訊使用,達到資訊系統化最大效益。
導入新系統 銷項進項管理都有利
事前嚴密的準備、篩選,精技電腦果然在導入電子發票系統後,獲得相當成效。洪莉萍就銷項、進項二大部份分析升級效益,在銷項電子發票方面,導入電子發票系統前,庫房代送發票占全部開發票比重原本高達 63%,導入後降至10%,大幅減少倉儲人員處理實體發票時間84%;而人工開立發票占全部開發票比重亦由7%降為2% ,降低行政人員處理實體發票時間71%。
此外,精技以往銷退折讓單是人工填寫,在導入電子發票後,只要透過資料轉出折讓單即可,大大減少行政人員作業時間。再者,過去使用電子計算機發票時,發票重印必須人工列印,再重新寄送,改採電子發票後,可以直接產生PDF檔,以電子郵件寄送,降低行政人員作業時間。
為使電子發票無紙化的效益,精技大力推動客戶接受「無實體電子發票」,提供客戶可自行於交易過程中查詢電子發票、寄發MAIL、交易對帳明細,因而每月實體郵件寄送郵票費用從20萬元降為10萬元,郵件成本大減 50%。
進項發票方面,洪莉萍說,導入後,因為電子發票及收貨單不必印出,減少遞送等內部作業時間,對於節省行政人員作業時間大有幫助,而單據儲存空間、裝訂也減少了33%,另一個好處是有助於資料比對,透過外部資料作業可提高正確性,提高作業效率。
服務更及時 客戶更滿意
除看得到的時間、費用降低等效益外,洪莉萍不諱言,透過電子發票,對公司外部形象也有幫助,因為資訊化程度提升,對客戶服務當然更即時,客戶對精技滿意度同步提高。
洪莉萍相當肯定政府推動電子發票政策,因有助精技等企業將進項電子發票納入整體導入作業,提高更完整的行政作業效率,她也期待電子發票整合服務平台未來可進一步資訊開放,更有助於企業進一步運用。