請購單（Requisition Form）：
- 目的：因應業務需要提出請購，屬企業內部文件。
- 使用者：由使用部門或人員提出，經上級主管審核其必要性。
- 內容：包含物品名稱、數量、用途、預算等基本資訊。
- 作用：是採購流程的起點，審核後委由採購部門詢價、採買。
採購單（Purchase Order, PO）：
- 目的：是企業向供應商發出的正式訂購文件，表示企業希望按照約定的條件購買特定的物品或服務。
- 使用者：採購部門或負責採購的人員依據請購單內容製作。
- 內容：包含訂購的物品或服務的具體信息（如名稱、數量、單價）、交貨時間、付款條件等具體商業條款。
- 作用：是正式的交易合同或協議，對供應商具有法律效力。
採購流程標準化：
- 清晰的流程設計：
- 定義明確的作業流程，公告如何填寫請購單、請購單轉為採購單等處理程序。
- 設立電子化請購和採購系統，簡化手動處理和審核流程，減少錯誤並提高透明度。
- 使用管理軟體來追蹤請購單和採購單的狀態，以確保每個階段的資訊透明與執行狀況。
- 統一標準和格式：
- 設計統一的請購單和採購單模板，確保所有信息都能被完整且準確地填寫。
- 標準化的流程也能讓審核更加高效，避免出現資訊不對等或錯誤。
- 優化審核流程：
- 定義各層級審核的權限，避免不必要的支出。
- 定義不同採購項目、總額的權值，避免預算超支。
通過上述方法，可以減少作業疏漏，縮短處理時間，提升整體的管理效率，從而讓採購流程更具透明度和可控性。
ERP系統：需求請購流程
【上圖】請購人員於「需求請購作業」可選擇不同的請購類別：財產、產品、庶務用品
【上圖】採購人員透過「請購轉採購作業」可一次產生多張採購單
【上圖】系統提供請購狀況明細表可列印報表
【上圖】請購人員可於「請購單狀況查詢」查看請購單是否完成採購