為什麼會發生商品數量短少事件?

在20年前,進銷存系統尚未成熟的時代,那時筆者仍在使用MS DOS的電腦嗶條碼,用紙本與腦袋併用來記錄商品庫存數量,但人腦畢竟容量有限,紙本亦有弄丟的時候;因此,企業商品庫存逐漸依賴進銷存系統來管理。但,為什麼用了「進銷存系統」後仍會有數量短少事件的發生呢?
話說,任何一套進銷存系統再完善,也無法杜絕人工輸入的失誤。曾有一位資料庫管理教授說:「garbage in,garbage out」,輸入的失誤,輸出(結果)就不是我們需要的數據了。關於庫存管理的重點,以下分四點來進行說明:
1.商品編號很重要嗎?
當然!在過往輔導經驗中,曾有不少使用者進行商品編號時以流水號為主(例如:00001,夠流水吧!),未做任何的辨識區隔,導致使用系統時間愈長,編號也愈長,想找個商品,卻不知道落在商品編號的一區,常從頭拉到尾,有時眼花跳過了,又得重頭找起!
因此,在進行商品編號規劃時,可先依據商品屬性的大分類、中分類再加流水號的方式進行編碼,增加商品編號的辨識度,再輔佐以進銷存系統的”模糊查詢”功能,即可快速找到需要的商品,正確選擇後再帶入單據內。
2.倉庫規劃的方向是什麼?
「倉庫」乃是商品庫存量的增減依據基礎,無論該「倉庫」是實體倉庫亦或為方便管理而建置的虛擬倉,在進銷存軟體裡都可以做為單據上庫存量的歸屬依據。
在漫長的企業輔導生涯裡,經常有人問我,倉庫需要建立幾個才好?提供三個概念參考:
- 實體倉:既有實體倉,代表倉庫內必然存放商品,該倉庫就需要做編號建檔來做管理。
- 虛擬倉:當有特殊用途時,虛擬倉就有其建置的必要性,當商品是「過渡狀態」,像是維修品、半成品…,這些屬性的商品也是存放於實體倉內的某個角落,但它們本體是不能拿來銷售,這時,就有需要建立虛擬倉來管理這些無法銷售的商品。
- 倉庫不是愈多愈好:當在進行單據登打時,選擇正確的倉庫編號才能讓商品的數量呈現正確的更新,因此,只要依據上述的A與B的原則來建立進銷存系統內的倉庫編號,就不會有過多或過少的情況發生。
3.究竟需不需要定期盤點?
- 初期導入進銷存系統
當進銷存系統初期導入時,因使用者對系統操作的不熟練,偶發登打作業上的失誤,因此,實地盤點是有必要的,建議以一個月為基準,也可以依據商品的價值,縮短或延長盤點週期。
- 進入進銷存系統操作熟練期
約莫兩三個月的進銷存系統導入與實地盤點落實操作後,即可拉長實際盤點之時間點,約莫一季或半年甚至一年進行總盤點,若是實際盤點後商品庫存量仍有誤差,則需從進銷存系統進行單據上的檢查(尤其是單據上的倉庫),經修正後再進行複盤即可,並從該次盤點經驗來增強下次盤點的重點項目。
另外,進行實地盤點時,務必限制商品進出貨,以確保的倉庫盤點數量不會有誤差。若是商品種類繁雜,或有商品進出貨的實際狀況,建議依大類分區逐類盤點,亦即,不用「全部商品」一次一天全部盤點,而是分類分區分天盤點,即可避免因商品種類繁多而發生人工盤點上的失誤,降低盤點人力的負荷。
4.何謂庫存基準日?
經常有使用者做庫存報表查看時,常忘了要設定一個「庫存基準日」,別看它只是一個日期,查詢到的庫存量卻是大不同!
舉例:
1.31庫存盤點,A商品數量為50
2.15銷售20個A商品
當查詢庫存基準日為1.31時,A商品數量為50
而查詢庫存基準日為2.15時,A商品數量已經變動為30
由上例足以表達「庫存基準日」的重要性,之後若是需要查看庫存相關報表時,別忘了多看兩眼「庫存基準日」是哪一天,它可是會影響報表最後呈現的數據唷!