如何利用待辦事項提高工作效率?

如何利用待辦事項提高工作效率?使用待辦事項有哪些益處?

無論工作或是生活中往往都會被一些需要同時處理的瑣碎問題或是過多的待辦事項影響,導致無法專注於手上最重要的事項。

把大腦想像為一台電腦的CPU、硬碟一樣,一旦多工處理負荷不了或是同時塞過量的資料在裡面就會過熱變的卡頓、效率變差。這時如何有效的轉移、整理、分類就變得非常重要。

利用待辦事項提高工作效率:

業務:

  1. 報價追蹤: 透過報價有效期限設定待辦事項,提醒客戶報價優惠期限快到。
  2. 客戶聯繫: 將和客戶的會議、重要約定添加到待辦事項清單中,提醒相關人員提前準備。
  3. 活動方案: 有新促銷、活動即將推出,使用待辦事項來規劃和執行相關的推廣。

庫存:

  1. 庫存量: 透過訂單預計出貨日設定待辦事項,提醒相關人員提前確認是否有足夠的存貨。
  2. 入庫管理: 利用採購預計進貨日將產品入庫的重要環節如驗收、點收、上架分解成具體的待辦事項,提前知會相關人員跟進確保入庫的進程。
  3. 出貨準備: 透過銷貨預計出貨日設定待辦事項,提醒相關人員提前準備相關程序確保出貨效率。
  4. 庫存盤點: 每月/每季度的全面盤點或者抽查盤點透過預計盤點日期設定待辦事項通知相關人員。如預約盤點區域、印制盤點單、實際盤點、數據核對等。

財務:

  1. 應收帳款: 透過應收帳款催款日期設定待辦事項提醒相關人員還有未收的款項。
  2. 應付帳款: 透過應付帳款請款日期設定待辦事項提醒相關人員還有未付的款項。

製造:

  1. 生產、託工生產:透過應開工日、應完工日設定待辦事項,提醒相關人員準時開工和追蹤生產進度。

個人

  1. 制定計劃: 列出當天要完成的主要任務和待辦事項。有助於組織自己的工作並確定其優先順序,確保將時間和精力集中在最重要的任務上。
  2. 將大任務分解為小步驟: 將大型或複雜的專案分解為多個較小的待辦事項。能將任務看起來更容易實施和管理。
  3. 設定開始日期和截止日期: 將每一個待辦事項指定開始和完成截止日期。適時讓自己感到時間壓力變得更有效率。
  4. 每天檢查您的待辦事項清單:定期檢查您的待辦事項列表,標記已完成的項目,並評估任何新的待辦事項。有助於保持自己工作正常進行、確保清單是最新的。

總體而言,使用待辦事項清單可以讓自己在工作上更有條理、提高效率和生產力。

鉅盛資訊New Power管理系列能協助您整理待辦事項:

【圖】於『公司日曆設定』功能可設定公司上班日、休息日,讓系統過濾放假日期
【圖】於『待辦事項排程』能自行定義通知日期、天數、知會人員,讓系統自動產生各項作業的待辦事項
【圖】於『待辦事項維護』新增個人待辦事項
【圖】整合Line For Business移動應用服務

搭配Line For Business的【待辦事項通知】,系統即時將訊息傳遞給負責人員手機,Line For Business功能特色:

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