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PowerSeries 管理系列 > 貿易模組
系統特色 | 功能明細 | 報表範例 | 簡易手冊 | 常見問題 |
出口貿易系統
 

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多家公司設定的功能可讓您同時管理多家公司,節省電腦化的費用。輸入資料時利用地址詞庫,可節省在鍵盤上浪費的輸入時間。資料輸入完畢存檔後,就自動產生中、英文報表表頭檔,也可以整合圖檔表頭,可列印出美觀又獨特的報表。充分做到省錢、省時、省力的功效,並可提高公司對外形象。

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系統會依照您於產品基本檔中所提供的產品編號,將產品依產品大類、型錄編號編排。Key In詢價單,有時產品編號忘了,如何尋找產品?透過圖片點選,讓採購人員更快速完成所需的詢價單,帶給您很大的便利性!

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針對用戶的代號、密碼及本系統每個項目的操作權限做詳盡的設定,以便日後能準確、快捷地建立用戶資料。管理者可透過密碼設定及設定特權達到管理目的。

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是否對同性質資料不斷重複輸入感到厭煩?例如:報價、訂單、採購、出貨皆有其公司固定提列的條款。鉅盛有感於此,所以在此提供代碼設定的功能,以詞庫的方式將常用的資料及備註預先輸入存放起來,等需要用時開窗點選即可,這樣的設計是不是很貼心呢。

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作報價單或訂單時,可直接將此單發出E-Mail,系統會自動帶入客戶之E-Mail Address 與outlook作完美結合,提高與客戶溝通之效率。
為方便業務員對開發信的管理,更可透過本系統快速過濾客戶,並大量的把文件直接透過Fax或E-Mail傳送出去,節省業務員做開發動作的時間。

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想查看客戶之交易歷史,一般軟體只能去列印報表來看,不像本系統這麼方便可在客戶檔之螢幕畫面上隨心所欲的查詢,尤其想看該筆交易之原始單據詳細資料時,可直接切入帶出該單據之完整資料,而不需去記住該筆單號,然後,離開該客戶檔再切入訂單檔去查看,浪費許多時間,而本系統提供整體運作可說是一氣呵成,如行雲流水之順暢,達到電腦資訊關聯整合之完美境界。

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產品可結合文字、聲音影像、圖檔功能,讓您能立即看到產品的容貌。可與圖形作整合,編制簡易型錄並列印 Photo Quotation、Photo S/C及Photo Local P/O。能夠即時在線上連結到該產品的圖型檔,透過圖檔的顯示,對於產品的掌握更具真實性,而在報價時,更能直接以產品圖片點選的方式來作報價的動作,在操作上更人性化與具有臨場感。並可節省印刷簡易目錄之時間及費用,客戶及新進同仁可直接在螢幕上看到該項產品,節省大量樣品管理空間及相片的管理時間。

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精算器中可直接看到該產品各廠商的採購成本及各客戶購買該產品的交易歷史,並可依條件篩選所要的資料,計算9種Term。得知最新產品成本,報最有競爭力的價格,並可回頭和廠商議價,且可知該客戶最近幾次的報價及訂單金額,系統並依據所設定的Profit,Freight,同時反應不同Term之價格,以了解報價之競爭優勢。

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可依客戶需求修改產品之Packing資料,並自動寫至交易歷史檔;因單一產品各客戶可能有特殊之包裝,系統並不限制修改,彈性開放,符合實際需求。客戶第二次購買會自動把交易檔帶入,不需再修改,不需每次去查詢該客戶本產品應如何包裝。

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常接觸的老客戶常會有重複的單據產生,透過拷貝可直接帶入資料,並可合併多張Quotation及S/C。系統亦可紀錄「對方單號」,列印時會Show在單據中,方便與客戶的聯繫及減少彼此對應單據的時間。

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Under Value提供使用者方便製作報表文件,不須重新Key In另一張S/C,節省工作時間,並不致重複統計。

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可依據每筆出貨資料,根據押匯及報關匯率並扣除報關之相關費用得出該出貨單的利潤,提供主管單位參考,不需另借助財會單位提供報表,貿易公司可在最快的時間內了解利潤。

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系統可依據右列方式計算佣金:Unit Price-Under Value、Under Value-Unit Price、出貨總金額乘上百分比、出貨產品金額乘上百分比、S/C佣金率、依客戶產品佣金設定;節省計算時間,並可將產生的佣金選擇是否產生帳款,等作業一氣呵成 ,使業務及主管隨時可了解佣金狀況並可產生帳款至會計,節省內部溝通成本。

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可依據P/O or S/C or Invoice自動載入資料,製作工廠出貨通知單;節省使用者重複打單的時間,讓採購人員或驗貨人員可依多角度通知工廠,以便即時知會工廠出貨狀況。

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當客戶索要貨物樣品後,想直接出貨,這樣就需要樣品發票資料,透過「樣品管理」作業可建立客戶樣品發票的詳細資料並對出貨的樣品產生應收帳款,不用浪費許多時間,真正達到電腦資訊關聯整合之完美境界。

No.

   

               

1

提供設定公司所有客戶當年度每月的業績目標,可依訂單及Invoice方面作設定。

公司可利用此項功能來設定公司所有客戶訂單業績目標,分別針對訂單及Invoice作為規劃公司未來長遠的目標設定,並且自動與實際業績換算達成的百分比。

2

提供今年與去年、前年的業績比較

可依設定的統計年度作今年及去年、前年的三期比較,分析出公司在整年度中是否有成長,更可與目標作為參考,比較了解公司整年度的成長率。

3

提供統計圖表分析,依訂單及Invoice來統計分析

對於高階主管們希望能夠快速得到他們想要的數據,圖形報表分析則能讓主管們能根據活潑多樣的圖形含(曲線圖、條形圖、球形圖)作為統計分析圖表並可利用【二維/三維】按鈕切換圖表顯示格式,方便對照查詢。

4

提供設定公司所有業務,當年度每月的銷售金額的目標,可依訂單及Invoice兩方面來設定

公司可利用此項功能來設定公司所有客戶訂單業績目標,分別針對訂單及Invoice作為規劃公司未來長遠的目標設定,並且自動與實際業績換算達成的百分比。

5

提供今年與去年、前年的業績比較

可依設定的統計年度作今年及去年、前年的三期比較,分析出公司在整年度中是否有成長,更可與目標作為參考,比較了解公司整年度的成長率。

6

提供圖表分析,以金額角度依訂單及Invoice來統計分析

對於高階主管們希望能夠快速得到他們想要的數據,圖形報表分析則能讓主管們能根據活潑多樣的圖形(曲線圖、條形圖、球形圖)作為統計分析圖表並可利用【二維/三維】按鈕切換圖表顯示格式,方便對照查詢。曲線圖、條形圖、球形圖)作為統計分析圖表並可利用【二維/三維】按鈕切換圖表顯示格式,方便對照查詢。

7

提供設定公司所有廠商當年度每月的業績目標,可依採購金額、Invoice及付款沖帳方面作設定。

公司可利用此項功能來設定公司所有廠商訂單業績目標,分別針對採購金額、Invoice及付款沖帳作為規劃公司未來長遠的目標設定,並且自動與實際採購金額換算達成的百分比。。

6

提供今年與去年、前年的去年、前年的業績比較

可依設定的統計年度作今年及去年、前年的三期比較,分析出公司在整年度中是否有成長,更可與目標作為參考,比較了解公司整年度的成長率。

7

提供統計圖表分析,依採購金額、Invoice及付款沖帳來統計分析

對於高階主管們希望能夠快速得到他們想要的數據,圖形報表分析則能讓主管們能根據活潑多樣的圖形(曲線圖、條形圖、球形圖)作為統計分析圖表並可利用【二維/三維】按鈕切換圖表顯示格式,方便對照查詢。

庫存管理系統帳款管理系統會計總帳系統

 

Q: 如果不想讓使用者看到某一項功能(作業或報表)時,該如何設定?

    A:

於[使用者權限設定]找到該功能,按下[F4]鍵刪除,使用者重新登入時就無法看到該項功能。
列如:不想讓使用者A看到「公司設定」這項功能,您只要在A的作業權限中找到〔TAS01I公司設定],然後點選鍵盤上方的[F4]功能鍵刪除後存檔,退出POWER系統,再以使用者A進入POEWR,流程圖上的[公司設定]會以灰色顯示(無法點選執行),[基本設定]\[上線準備]中也看不到該功能選項。
Q: 客戶標籤列印設定方法

    A:

請按下述步驟操作:
1.於客戶標籤處按下預覽或列印,即跳出標籤設定視窗。
2.先決定一個標籤要印幾行,以相同標籤大小而論,設列印十行的字會比五行的字要小,如果設定列印的行數小於欲列印的資料的行數,則多餘資料將無法印出;如果設定列印的行數大於欲列印的資料的行數,則標籤下方會留有空白行數。
3.如果標籤紙張是可以逐張撕下,則預設值不需要改動;反之,標籤紙張是多排或一頁標籤要印多排,就須更改設定值。
4.請按標籤的長寬設定長度與寬度。
5.水平方向與垂直方向預留是指從何處開始列印,如此可預留上下左右的留白空間。
Q: 報表點選[電子郵件]按鍵沒有反應?

    A:

請於功能表[我的設定]中執行[E-MAIL設定],並按工作站的郵件外送設定,選擇Microsoft outlook
或 Microsoft outlook express
或 以上皆非(SMTP) 即可。
Q: 客戶、廠商、產品的[交易歷史]頁面中,無法查到某些單據的交易歷史,該如何處理?

    A:

此為主機或工作站不正常運行(如:電腦突然當機)所導致。
請利用[基本設定-系統工具-交易歷史重新過帳]功能,選擇您想過帳的日期範圍和單據,點選[重新過帳]即可。
Q: 當系統設定時,成本計算設定為STD.PRICE時,產品基本檔應如何建立?

    A:

Std price:在基本資料中的輸入與std cost.一致,不同的地方是std price的欄位一定要輸入。
Std price:精算器的cost是抓std price的欄位,而採購單的供應商是優先以主要供應商的欄位值為主。
Q: 何種情況下應做組合關係?又何種情況下應做分開包裝?

    A:

1.若客戶在下S/C時會下零件及成品時,就必須用組合關係。
2.若客戶都是以成品下訂單,出貨須分開包裝時,就不須下組合。
Q: 若同一種產品有組合關係,又有分開包裝時應如何建檔?

    A:

基本資料中輸入組合關係,也同時輸入分開包裝。
Q: 在Carton中分別有內外包裝時,基本檔之Packing應如何建立?若只有外包裝時應如何建檔?

    A:

可直接在Item基本資料中輸入內外包裝就可以,報表可選擇是否列印包裝明細,若只有外包裝時,Inner 可輸入[0]。
Q: 若本次報價金額想取最後一次交易歷史,應如何作業?

    A:

Profit必須輸入[0]。
Q: 若S/C已轉Local P/O後,國外Buyer才通知Item數量不正確,要求增加此一Item數量時,應如何處理?若為數量減少時又應如何處理?

    A:

1.S/C中修改數量。
2.LOCAL P/O中修改數量。
3.再到[訂單選擇供應商]中,重新載入S/C資料,讓訂單數與未採購量更新為正確數字。
Q: 若S/C已轉成Local P/O後,國外Buyer要求取消訂單(S/C),此時應如何處理?

    A:

1.若須保留S/C時,可在“取消出貨量”中按”確定”即可,但採購單也須同步按“取消出貨量”。
2.若不須保留S/C可整張“刪除”,採購單也須同步“刪除”。
Q: 若S/C已轉Local P/O且產生Packing List 及Invoice後,國外Buyer才通知Item數量不正確,要求增加此一Item數量時,應如何處理?若為數量減少時又應如何處理?

    A:

1.先刪除PACKING LIST與INVOICE。
2.S/C修改正常數量後,產生正確的採購單,再重新產生PACKING與INVOICE。(數量減少的做法也是如此)
Q: 採購單(LOCAL P/O)已下卻要更換工廠或採購數量時,應如何處理?

    A:

更換工廠時,請刪除已產生的採購單,再到[訂單選擇供應商]重新載入訂單資料,針對此一Item選擇正確的工廠再下採購單。
Q: 若在Shipping時,決定包裝方式或修改包裝方式時,應如何處理?

    A:

在畫面上直接修改。
Q: 在Shipping時,國外Buyer才要求改變出貨日期,應如何處理?

    A:

可回去S/C中修改正常的出貨日期,再到PACKING中做出貨的動作。
Q: 當S/C剩餘未出貨部份,國外Buyer要求取消,而重下New S/C時,應如何處理?

    A:

到S/C中按[取消出貨]的按鈕,再到LOCAL P/O中按[取消出貨]的動作。
Q: 在Shipping時,國外Buyer要求改變Shipping Mark,應如何處理?

    A:

可直接到PACKING LIST中修改。
Q: 在Shipping時,Buyer要求品名顯示與產品名稱不同時,應如何處理?

    A:

直接到DESC.中修改。
Q: 若S/C、Invoice、A/R幣別不同時,應如何處理?

    A:

S/C可以與Invoice幣值不同,系統會根據User給的匯率換算金額,但應收應帳的幣值是根據Invoice來的,不可修改。
Q: 若客戶要編製產品編號,其編碼時有哪些事項須注意?

    A:

編碼原則首要考慮物品認定的唯一性,但唯一性的考量在不同行業之認知可能有所落差,例如同樣規格尺寸性能之電冰箱因顏色之不同必須分開編碼,但對於低價值之不同耗料,若用途相同且具有百分之百之替代性,就可統一一個編碼來取代之。

傳統之編碼大多定義出各碼所代表之涵義,例如:第一碼為類別,第二碼為規格,第三碼為尺寸、材質、顏色….等等,諸如此類,而最大之問題在於若原本沒有預留擴充性,日後產品發展擴增後,有可能發現編碼規則不敷使用而必須重新規劃,如此將造成莫大之困擾,因此也可建議客戶將編碼採單純之產品大類加上流水編號,而將原本加諸在編碼上之編號直接以獨立欄位來描述之,在我們的系統就是在產品編號外,可將其它說明放在主描述,如此就不必擔心編碼之原則定義,直接以欄位來找尋所要資料,畢竟太複雜之編碼也記不起來,就遑論非得要用號碼來調閱資料了。
Q: 【NEWPOWER 管理系列】P8-1.出口貿易進階教學課程I
Q: 【NEWPOWER 管理系列】P8-2.出口貿易進階教學課程II