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詢價採購系統

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採購人員可能需要對國內或國外廠商進行詢價,所以提供二種幣別之換算,當您要列印詢價單時,還可依照您的需求選擇中文或英文之詢價單,所以不論是要針對國內或國外詢價都可以一把罩呢!
當詢價單有效日期超過系統當天日期而您未採購時,系統會出現提示訊息,您可點一下圖示 ,系統將會告知您針對此張詢價單相關之提示訊息。。

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系統會依照您於產品基本檔中所提供的產品編號,將產品依產品大類、型錄編號編排。Key In詢價單,有時產品編號忘了,如何尋找產品?透過圖片點選,讓採購人員更快速完成所需的詢價單,帶給您很大的便利性!

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針對您於詢價、採購畫面所指向之產品,系統會將此廠商 + 產品之所有詢價交易歷史顯示於視窗主畫面中。

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目前 Word 與 Excel 已是現今社會人人工作的必備條件之一,所以坊間視窗版商軟提供報表資料可拋轉 Word 與 Excel已是必備功能,而本系統可將螢幕畫面上許多欄位資料直接拋轉 Word 與 Excel,讓商軟與 Office 的整合應用更上一層樓。

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馬上可查看此張單據內每一產品的成本率及所有產品貨品金額、運費、加扣款、成本、利潤、利潤率,此分析方便您非常快速的了解您所詢問的這張詢價單是不是可能為公司賺到錢,且利潤又是多少?您可同時和多家廠商詢價,透過成本分析很清楚快速地比較各家廠商,一目了然,非常方便。

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使用者常常都會問到,採購產品價格的載入是否可參照之前的進貨成本來輸入,答案是:「可以的」;除了依照交易歷史的價格載入外,若遇到一次進貨數量為大宗時,亦可依照價格批量的優惠價格來選擇載入,所以此處的價格載入方式是十分彈性化的,可以免卻掉擔心廠商提供過高或不實的進貨成本,能控管進貨產品價格的確實性。

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在採購時,常常會發現對於產品的編號,公司內部有自己的一套編碼,然而廠商亦提供了一組產品採購時的編碼代號,常讓採購人員為了對產品編號而傷透腦筋,此功能的輸入方式,可讓同一產品能對應不同廠商所提供的商品代號,在輸入時亦可依照廠商的商品訂購號碼來輸入,系統將會自動的對應到公司內部的產品編號,相當的便利,相信從此之後,採購人員再也不必為了查詢商品的採購編號而忙得手忙腳亂了。

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在坊間的企業裡,採購人員常常會針對所需求的產品一次下足採購單,然後再要求廠商採分批送貨的方式將每次所需的產品進貨、數量逐次送達公司,透過此處的進貨排程安排,管理者可以很快速的瞭解到該排程預計進貨的數量有多少、已進貨量、取消量與未進貨量的數量到底有多少,此排程的進貨結案與否,都可透過這項功能來確實掌握進貨進度的安排。

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在採購時,可將預付給廠商的訂金加以載明記錄,看是以支付現金的方式或開票的方式均可明確載明管理,以便於會計人員在支付廠商款項時,能取用預收款來作沖帳動作,並隨時控管到每筆資金的流向為何。

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提供 [統一轉採購]、[訂單轉採購]、[需求轉採購] 功能產生採購建議單,針對欲採購產品之現庫存量/可使用量、安全存量/在途量來分析出採購之「建議量」,並可將此建議量做為欲拋轉採購量的依據,並直接產生詢價單或國內/外採購單。

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提供產品是否驗收的參數設定,可讓使用者於進貨前透過驗收過程,先篩選不符合允收條件的產品,請廠商直接將貨領回,而不必經過進貨後再進退等繁複流程。

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提供您多種依「廠商」、「廠商+產品」角度分析:採購金額、進貨金額、進貨淨額業績。如果公司沒有使用本系統來管理,當統計比較這些資訊時,會浪費許多時間,然而所得到的資訊,可能未必是非常準確的。

No.

   

               

1

詢價有效期限提示

此功能可預測從過去到下星期可能會有哪些詢價單有效日期到期,提供最快的訊息給使用者作追蹤。 
往往一張詢價單出去,有效日期是記錄一週的時間,但因市場價格的波動或受匯率波動的影響,一週之後,也許這個價格就已經受到了波動,此功能的提示能幫您在詢價的同時,也可以提前來提醒您該詢價單的有效期限是否已快到期,而您是否亦能在最適的時機中做最佳的採購抉擇,獲得最經濟的採購效益。。

2

詢價已成交提示

此功能可提供給使用者某段期間,已成交詢價單有哪些;提供給管理者,假若詢價單已有成交的單據,亦可瞭解哪個採購人員的詢價成交機率最高,為最佳的採購高手,作個採購排名表。

3

詢價未成交提示

此功能可提供給使用者某段期限應成交而未成交的詢價單有哪些,透過詢價單未成交的提示,可以協助採購人員適時的注意到產品價格波動的訊息,並適時掌握住最佳產品的採購時機點,取得最低的產品進貨成本。

4

採購未進貨提示

採購進貨時間的安排,以及廠商是否能在所指定進貨日將貨品送達,對公司而言是件十分重要的事,因為企業裡,常常會發生的情況是:不知道採購的貨品是否已送達,也常常因為廠商的延誤送達而影響到了生產的進度,及對客戶交貨的交期,而顯示出公司的效率不章。
此功能能迅速的幫你掌握到最近會有哪些貨會進來,若廠商未能如期的交貨,還可以做到線上即時催貨的動作,讓公司整體的營運作業更具效率化,並有效的控制住異常情況的發生。。

5

採購已進貨提示

可預測從今天到下星期,已進貨的有多少,提供給管理者瞭解,採購人員的進貨正常與否,讓公司整體的營運作業導入正軌。對於採購單已經有進貨的,採購與進貨系統間會作個相互勾稽的動作,採購人員便可以馬上知道今天進了哪些貨,哪些已結案了。

6

採購預付款提示

此功能可提供採購單有付訂金的是哪幾張,以便後續出納及付款人員得知該付多少的帳款給廠商。對於管理者,亦能隨時掌握每張採購單所預付訂金為何,能清楚瞭解到資金的流動情形。

7

採購進貨異常提示

可依預計進貨日、產品編號、廠商編號三種分析角度,即時查詢到產品的預計進貨量、已進貨量、取消量及未進貨量,並能依照各分析角度顯示超出幾天內未進貨的提示,可方便採購人員以最快的速度,最佳的進貨分析查詢角度掌握到各廠商/產品的進貨排程進度。
輕輕鬆鬆的操作,讓您對於採購作業的確實掌握非夢事。

庫存管理系統帳款管理系統品質管理系統生產排程系統

 

Q: 如果不想讓使用者看到某一項功能(作業或報表)時,該如何設定?

    A:

於[使用者權限設定]找到該功能,按下[F4]鍵刪除,使用者重新登入時就無法看到該項功能。
列如:不想讓使用者A看到「公司設定」這項功能,您只要在A的作業權限中找到〔TAS01I公司設定],然後點選鍵盤上方的[F4]功能鍵刪除後存檔,退出POWER系統,再以使用者A進入POEWR,流程圖上的[公司設定]會以灰色顯示(無法點選執行),[基本設定]\[上線準備]中也看不到該功能選項。
Q: 客戶標籤列印設定方法

    A:

請按下述步驟操作:
1.於客戶標籤處按下預覽或列印,即跳出標籤設定視窗。
2.先決定一個標籤要印幾行,以相同標籤大小而論,設列印十行的字會比五行的字要小,如果設定列印的行數小於欲列印的資料的行數,則多餘資料將無法印出;如果設定列印的行數大於欲列印的資料的行數,則標籤下方會留有空白行數。
3.如果標籤紙張是可以逐張撕下,則預設值不需要改動;反之,標籤紙張是多排或一頁標籤要印多排,就須更改設定值。
4.請按標籤的長寬設定長度與寬度。
5.水平方向與垂直方向預留是指從何處開始列印,如此可預留上下左右的留白空間。
Q: 報表點選[電子郵件]按鍵沒有反應?

    A:

請於功能表[我的設定]中執行[E-MAIL設定],並按工作站的郵件外送設定,選擇Microsoft outlook
或 Microsoft outlook express
或 以上皆非(SMTP) 即可。
Q: 客戶、廠商、產品的[交易歷史]頁面中,無法查到某些單據的交易歷史,該如何處理?

    A:

此為主機或工作站不正常運行(如:電腦突然當機)所導致。
請利用[基本設定-系統工具-交易歷史重新過帳]功能,選擇您想過帳的日期範圍和單據,點選[重新過帳]即可。
Q: 產品中有組合關係,與贈品配件有何不同?在實務面上應如何處理?對庫存成本及應收付帳款有何相關?

    A:

1.組合關係是指買賣業上的母子關係結構,若倉庫要做組/拆產品來備貨,可於每月作業組合/拆解作業執行,此時不會產生應收/付帳款。
贈品配件是指附贈的產品或小額零配件,其中贈品不計金額,而配件可在銷/進貨作業的【贈品配件】開窗中輸入價格,價格會被計入銷/進貨的總金額,這樣當然也就會產生應收/付帳款了。

2.若銷/進貨時要以子件做出/入庫時(銷/進貨的產品不再做庫存的出/入庫),則可在銷/進貨作業的【組合關係】開窗中產生組合單/拆解單,應收/付帳款是依母件價格(銷/進貨產品金額)來計算。

3.至於所輸入的贈品配件是否扣庫存可在庫存異動別設定其庫存性質,系統預設為入庫/出庫,若類似易耗品的贈品配件不做入庫/出庫時,須修改預設的庫存異動性質為不變。是否影響庫存成本可在庫存異動別設定中自行設定其是否影響成本,通常來說入庫的操作會影響成本,如進貨或組合/拆解的入庫部份。
Q: 當發現庫存量有異常或不正確時,該如何處理?

    A:

有關庫存量計算異常的處理方法,請依以下原則確認:
1.檢查異動單據是否已覆核。
2.在【庫存異動查詢】中檢查日異動及月異動之相關單據是否正確。
3.若單據出現異常或不正確的月份,執行庫存量重新過帳。
4.在【庫存資料管理】中檢查過帳後的庫存量是否已正確。
Q: 若客戶要編製產品編號,其編碼時有哪些事項須注意?

    A:

編碼原則首要考慮物品認定的唯一性,但唯一性的考量在不同行業之認知可能有所落差,例如同樣規格尺寸性能之電冰箱因顏色之不同必須分開編碼,但對於低價值之不同耗料,若用途相同且具有百分之百之替代性,就可統一一個編碼來取代之。

傳統之編碼大多定義出各碼所代表之涵義,例如:第一碼為類別,第二碼為規格,第三碼為尺寸、材質、顏色….等等,諸如此類,而最大之問題在於若原本沒有預留擴充性,日後產品發展擴增後,有可能發現編碼規則不敷使用而必須重新規劃,如此將造成莫大之困擾,因此也可建議客戶將編碼採單純之產品大類加上流水編號,而將原本加諸在編碼上之編號直接以獨立欄位來描述之,在我們的系統就是在產品編號外,可將其它說明放在主描述,如此就不必擔心編碼之原則定義,直接以欄位來找尋所要資料,畢竟太複雜之編碼也記不起來,就遑論非得要用號碼來調閱資料了。