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報價訂單系統

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全面掌握業務洽談資料,追蹤業務行程及拜訪客戶結果。系統提供 11 種查詢條件:客戶類別、客戶編號、地區別、行業別、處理狀況、客戶等級、業務編號、洽談日期、下次聯絡日、預計成交日、顯示筆數,讓您迅速找到您想要的資訊。

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提供客戶基本資料的詳細洽談記錄查詢,讓業務基於此彙總資料,規劃其下一步拜訪客戶之行程。這是客戶關係管理的第一步,也是您掌握客戶與業務的最佳利器。

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利用系統提供的 8 種查詢條件:客戶類別、客戶編號、客戶等級、地區別、行業別、業務編號、下次聯絡日、預計成交日,進行開發信的發送。如果您的電腦裝有 Outlook 及 WinFax 並與Internet連線,系統提供的傳真功能即可充分發揮電腦的優勢,在製作完成業務信件後,即刻將信件透過Internet郵寄或傳真給客戶。

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針對客戶所詢問的產品價格,您可於報價作業將資料登錄。除了方便您快速報價外,您也可以透過系統來為您做一報價資料的管理,及分析您的報價成功比率。

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提供多幣別的選擇;對外報價時,可能需以不同幣別來報價。系統可輸入所需幣別及匯率,系統會將所有報價產品都換算成您所需的幣別。

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報價、訂單最重要的是掌握成本、了解利潤,以免作白工失掉訂單。在報價時可透過「利潤分析」,直接查詢此張交易扣除所有成本 (包含貨品金額、運費、加扣款) 會為您帶來多少利潤及利潤率。

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系統功能提供報表資料可拋轉 Word 與 Excel,及針對軟體上的許多欄位,經由使用者選定後直接拋轉 Word 與 Excel作修改並列印。

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有時客戶下的一張訂單會要求 (或廠商交貨來不及) 而只得將此張訂單分成幾次出貨的的情形,如此即可透過 [分批出貨排程] 頁面來完成設定,亦可透過 「分批出貨設定」功能,將每一預計出貨日的預計出貨量做一快速設定。

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適用於依訂單控制出貨數量的公司。一般為利潤較高或主要客戶之訂單,為確保其準確出貨,可執行存貨保留,,避免出貨延遲。

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當公司舉辦週年慶或促銷活動期間,可以將產品設定以較優惠的價格或買二送一的贈品搭配方式來銷售,活動結束後,各產品的價格會恢復到原來的建議售價。

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對一個公司來說,客戶可能有數千個,而每個客戶可以給予一個等級,依不同等級的客戶可以設定不同的折扣,並且可針對某些特定產品,賣給不同客戶等級,設不同折扣或設定固定的特價。此設定的資料可 Update 回產品基本檔。

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提供您多種依「客戶」、「業務」、「產品」、「客戶+產品」、「業務+產品」角度分析:訂單金額、銷貨金額、銷貨淨額、銷貨利潤業績。如果公司沒有使用本系統來管理,當統計比較這些資訊時,會浪費許多時間,然而所得到的資訊,可能未必是非常準確的。

No.

   

               

1

客戶預計成交日提示

可查詢距客戶預計成交日還有幾天,或已過期幾天,或是否今天到期。若有問題,還可透過此畫面記錄的電話資料向戶查詢確認。

2

客戶結案日期提示

可查詢距客戶結案日期還有幾天,或已過期幾天,或是否今天到期,再針對有異常的部分進行追蹤、確認,確保每個客戶都能順利結案。

3

客戶下次聯絡日提示

可查詢距客戶下次聯絡日還有幾天,或已過期幾天,或是否今天到期。業務人員可基於此資料,規劃下一步拜訪客戶之行程。

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報價有效期限提示

產品往往會因物價指數波動或景氣改變而有價格差異。此時,對已過期的報價單,就要重新報價;對尚未過期的報價單,需提醒客戶盡快確認訂單;而對正好今天到期的報價單,更要確認訂單或重新報價事宜,以免造成不必要的客戶糾紛及公司損失。。

5

報價已成交提示

報價作業的「已接單」欄位有勾選記錄,表示該筆報價單已成交。本作業彙總所有已接單的報價單資料,方便使用者查詢報價成交狀況,而不必到報價作業中一筆一筆翻看。

6

報價未成交提示

報價作業的「已接單」欄位沒有勾選記錄,表示該筆報價單尚未成交。本作業彙總所有未接單的報價單資料,方便使用者查詢報價未成交狀況,及時對未接單的報價單做批次追蹤、確認,爭取更多訂單。

7

訂單未出貨提示

本作業主要是針對訂單未出貨金額之狀況來稽核,用於查詢在預計出貨日範圍內,尚未出貨的訂單資料,。

8

訂單已出貨提示

用於查詢在預計出貨日範圍內,已出貨的訂單資料。。

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訂單預收款提示

用於查詢在訂單日期範圍內,已有預收款項的訂單資料。

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訂單出貨狀況提示

您是否曾經因為該出貨而未出、或者發現該出貨時已經迫在眉睫,而坐失商機?這裡可依據預計出貨基準日,從出貨日、客戶編號、產品編號等不同角度顯示超出多久未出貨的有哪些?以及未來該出貨的又有哪些?充分掌握訂單出貨的狀況。

庫存管理系統帳款管理系統 、生產排程系統

 

Q: 如果不想讓使用者看到某一項功能(作業或報表)時,該如何設定?

    A:

於[使用者權限設定]找到該功能,按下[F4]鍵刪除,使用者重新登入時就無法看到該項功能。
列如:不想讓使用者A看到「公司設定」這項功能,您只要在A的作業權限中找到〔TAS01I公司設定],然後點選鍵盤上方的[F4]功能鍵刪除後存檔,退出POWER系統,再以使用者A進入POEWR,流程圖上的[公司設定]會以灰色顯示(無法點選執行),[基本設定]\[上線準備]中也看不到該功能選項。
Q: 客戶標籤列印設定方法

    A:

請按下述步驟操作:
1.於客戶標籤處按下預覽或列印,即跳出標籤設定視窗。
2.先決定一個標籤要印幾行,以相同標籤大小而論,設列印十行的字會比五行的字要小,如果設定列印的行數小於欲列印的資料的行數,則多餘資料將無法印出;如果設定列印的行數大於欲列印的資料的行數,則標籤下方會留有空白行數。
3.如果標籤紙張是可以逐張撕下,則預設值不需要改動;反之,標籤紙張是多排或一頁標籤要印多排,就須更改設定值。
4.請按標籤的長寬設定長度與寬度。
5.水平方向與垂直方向預留是指從何處開始列印,如此可預留上下左右的留白空間。
Q: 報表點選[電子郵件]按鍵沒有反應?

    A:

請於功能表[我的設定]中執行[E-MAIL設定],並按工作站的郵件外送設定,選擇Microsoft outlook
或 Microsoft outlook express
或 以上皆非(SMTP) 即可。
Q: 客戶、廠商、產品的[交易歷史]頁面中,無法查到某些單據的交易歷史,該如何處理?

    A:

此為主機或工作站不正常運行(如:電腦突然當機)所導致。
請利用[基本設定-系統工具-交易歷史重新過帳]功能,選擇您想過帳的日期範圍和單據,點選[重新過帳]即可。
Q: 產品中有組合關係,與贈品配件有何不同?在實務面上應如何處理?對庫存成本及應收付帳款有何相關?

    A:

1.組合關係是指買賣業上的母子關係結構,若倉庫要做組/拆產品來備貨,可於每月作業組合/拆解作業執行,此時不會產生應收/付帳款。
贈品配件是指附贈的產品或小額零配件,其中贈品不計金額,而配件可在銷/進貨作業的【贈品配件】開窗中輸入價格,價格會被計入銷/進貨的總金額,這樣當然也就會產生應收/付帳款了。

2.若銷/進貨時要以子件做出/入庫時(銷/進貨的產品不再做庫存的出/入庫),則可在銷/進貨作業的【組合關係】開窗中產生組合單/拆解單,應收/付帳款是依母件價格(銷/進貨產品金額)來計算。

3.至於所輸入的贈品配件是否扣庫存可在庫存異動別設定其庫存性質,系統預設為入庫/出庫,若類似易耗品的贈品配件不做入庫/出庫時,須修改預設的庫存異動性質為不變。是否影響庫存成本可在庫存異動別設定中自行設定其是否影響成本,通常來說入庫的操作會影響成本,如進貨或組合/拆解的入庫部份。
Q: 銷貨時,若庫存量不足,可否同意出貨?

    A:

系統參數可設定當銷貨庫存量不足時之限制規則如下:
1.系統不檢查
2.系統提示,但仍可以出貨
3.系統提示,且限制出貨
當客戶選擇1或2時,將導致負庫存產生,影響報表正確性,強烈建議選擇設定3,除非實際作業的彈性需要。
Q: 當發現庫存量有異常或不正確時,該如何處理?

    A:

有關庫存量計算異常的處理方法,請依以下原則確認:
1.檢查異動單據是否已覆核。
2.在【庫存異動查詢】中檢查日異動及月異動之相關單據是否正確。
3.若單據出現異常或不正確的月份,執行庫存量重新過帳。
4.在【庫存資料管理】中檢查過帳後的庫存量是否已正確。
Q: 若客戶要編製產品編號,其編碼時有哪些事項須注意?

    A:

編碼原則首要考慮物品認定的唯一性,但唯一性的考量在不同行業之認知可能有所落差,例如同樣規格尺寸性能之電冰箱因顏色之不同必須分開編碼,但對於低價值之不同耗料,若用途相同且具有百分之百之替代性,就可統一一個編碼來取代之。

傳統之編碼大多定義出各碼所代表之涵義,例如:第一碼為類別,第二碼為規格,第三碼為尺寸、材質、顏色….等等,諸如此類,而最大之問題在於若原本沒有預留擴充性,日後產品發展擴增後,有可能發現編碼規則不敷使用而必須重新規劃,如此將造成莫大之困擾,因此也可建議客戶將編碼採單純之產品大類加上流水編號,而將原本加諸在編碼上之編號直接以獨立欄位來描述之,在我們的系統就是在產品編號外,可將其它說明放在主描述,如此就不必擔心編碼之原則定義,直接以欄位來找尋所要資料,畢竟太複雜之編碼也記不起來,就遑論非得要用號碼來調閱資料了。
Q: 如何能線上預覽功能明細表?

    A:

請先至下載專區下載Adobe Reader安裝完成後,即可至產品資訊裏觀看功能明細預覽表!!
Q: 【NEWPOWER 管理系列】P1.報價、訂單、詢價、採購系統進階教學課程