輔導案例
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昶穎自動控制股份有限公司
成功導入POWER管理系列解決方案

昶穎全面e化,航向藍海

晨光微露,連日的大雨剛剛停歇,天氣似乎要放晴了。座落於台中縣烏日鄉五光路的昶穎,一如台灣許許多多的中小企業一樣,看似不起眼的廠房,卻隱藏著巨大的能量與潛力。

我們走訪負責執行e化的李永州副總,他回憶起當初導入ERP的緣由:「就像一般中小企業,不管是業務接單、廠商採購、零件庫存,乃至於生產管理,一直以來都是使用Microsoft Office(WORD與EXCEL)製作表單與統計文件管理。」但是當業務成長時,所有的問題都一一浮現:「連應該向客戶收取多少款項?什麼時候收?廠商寄送對帳單的正確性等等,都必須耗費相當多的人力來核對。」

改變就是成長的契機

尤其當他發現公司因業務量擴增的人力需求,竟然不是在業務與生產單位,甚至因此導致業績成長速度減緩時,這才讓李副總警覺,已經到了非改變不可的時候了。
男怕入錯行,女怕嫁錯郎
接下來,李副總一一評估各家軟體,但在看過一般的資訊系統後,他發現價格較便宜的資訊系統,在系統整合面,也就是從進出口貿易、生產製造到進銷存的實務流程上似乎都沒有完整的結合。尤其是許多單據的流向與稽核點,都必須加上些許人工的控制或檢查才能達到資訊的準確性,這對於當初期望導入系統後能減少管理人員,並增加業務與生產的資源,似乎幫助不大。

於是將評估條件調整成「簡易操作」與「電腦稽核」兩項,系統範圍擴增至ERP(Enterprise Resource Planning)系統廠商;最後,選擇了鉅盛資訊POWER管理系列。主要原因除了鉅盛的系統具備「線上說明」(on-line Help)、「我的最愛」等貼心功能,而且簡易與嚴謹的內部稽核控制,可以讓使用者針對不同單據的重要性與否,設定不同的稽核方式,以準確掌控真正想控制的稽核點;再加上各單據的拋單、拷貝功能,可以有效減少大量的人工輸入作業,完全達到當初的需求。李副總笑著說,這就像俗諺所謂的「男怕入錯行,女怕嫁錯郎」一樣,唯有選對配合廠商,才可能真正做好電腦化的工作。

成功從來都不簡單

在系統導入時,實務與系統流程的整合出現了困難。首先,員工並未使用過ERP系統,對於以往熟悉的OFFICE操作換成制式的系統作業畫面,一時不適應也阻礙了系統的上線。好不容易經過內部不斷的溝通,希望藉由系統減少人工重複作業,輔導員工學習更專業的技能,並透過鉅盛資訊有系統的教育訓練,減少執行上的不熟悉,終於讓員工接受電腦化的重要與必要性。

經營管理效益看得見

昶穎導入鉅盛的POWER系統至今已三年多,雖然過程蠻辛苦的,但是李副總坦承,好在當年下定決心,並且貫徹執行,在公司的支持與同仁的努力下,終於開花結果。看得見的具體效益就可歸納為三大部分:

一、節省人力成本:一是減輕員工工作量,公司人手不足,常常一人當兩人用,電腦化後,不僅有效減輕工作量,同時提升工作品質。
二、建立稽核制度:以往昶穎的會計系統與OFFICE文件,皆是人工申請,然而靠人力來處理資料,比用系統準確度低,而且常因遺失或無法追查原始單據,而造成損失。也可能因為作業流程不順,人工輸入錯誤,導致重複購買或對帳錯誤。此外,則是運用系統的操作紀錄查詢,能減少人工的舞弊,即使有任何疏失,也較容易察覺,有跡可循。
三、經驗有效傳承:透過電腦化的制式流程,可以將實務流程系統化。若公司有人員異動,以往必須藉由人員進行交接,且可能因為人員到、離職狀況,無法進行交接而耗費更多資源。爾後透過電腦化的管理系統,公司新人可以藉由電腦的輔助及說明快速上手,並了解實務作業方式,減少人員流動的損失。

成功e化,一路航向藍海

現在,昶穎在國際市場的業務比重逐步增加,李副總說,好在當初選擇鉅盛資訊作為配合的廠商,因為鉅盛在電子商務與客制化的服務上,也能快速地提供相對的解決方案;而且因為各國法令規章制度不同,若沒有良好的配合廠商能即時針對特殊的需求作客制化的修改,在業務項目與範圍不斷擴充下,勢必面臨導入另一套系統的情形發生。因為鉅盛在大陸也有服務據點,對兩岸三地的台商而言,其服務能橫跨兩地,系統與資料能即時傳遞又是另一優點。展望未來,昶穎憑藉e化後的優勢,將進一步擴大業務能量,全力衝刺業績,期望再創歷史新高。
  
昶穎自動控制 小檔案
●成立於民國82年,主要從事各項機電控制之設計、製造及裝配工作,專業於各產業機械之電控系統,本電控系統使用於沖壓、機械(如汽車廠之沖壓控制)、捆包機、製鞋機、NC送料機‥‥等。
●2002年導入鉅盛資訊POWER管理系列解決方案。
●導入後,年營業額連續三年成長30%以上。