輔導案例
客戶見證
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理信股份有限公司
         成功導入POWER管理系列解決方案

            導入前:

  面對著進銷存的各式表單在逐一的核對後,必須使用office軟體整理出公司所需的報表,每次都要花上好幾天的時間去整理,當資料發生問題時都必需從頭查起,非常的耗費時間。公司在北、中、南、東各有分公司,傳真回總公司的資料每天的都把桌上堆得滿滿的,又因為傳真的關係文件內容不夠清楚,每次要整合這些資料相當費時,且不夠即時。這些狀況每天不斷的發生著… 
 

           導入後: 

    1. 北、中、南、東4家分公司進銷存報表以及財務報表,零時差立刻正確呈現。
    2. 操作更靈活,就連出差在外也能隨時查詢貨品價格、庫存及所有交易資料,輕易掌握公司營運狀況,落實了行動辦公室的理念。
    3. 經由傳輸直接列印出貨單,出錯率大大降低,而且文件內容又清晰,不再受限於不清楚的傳真文件。
    4. 交易單據及沖帳資料直接產生傳票及銀行往來資料,大大的減少了財務人員的工作量。    
    5. 資料庫運作相當穩定(採用微軟SQL Server資料庫),系統不再當機    

         舊有的資訊系統與遭遇的困難    

                   1992年公司成立以來僅使用一般市售之會計套裝軟體處理帳務,其它相關作業皆以Microsoft Office軟體製作
             表單與統計文件管理;在應付日益龐大的業務量與代理多樣式的產品作業中,已無法用人腦與簡單的表格,來達
             到正確資訊的取得。

                    倉庫代理的產品不斷的增加,進銷存的文件的整理與存貨資訊的取得需要耗費太多的時間且沒有效率。因此
            隨時掌握即時的庫存狀況來反應市場之需求已成為基本的需求,稍有不注意將造成公司更大的損失。1998年面臨
           了千禧年即將到來,加上原本使用的會計軟體經過6年的使用後,已不符合公司效益,如今公司不斷成長,資料量
           持續增加以及公司營運據點擴充至4家分公司的同時,採用新系統已是箭在弦上急需處理的事。

         選擇採用新系統的評估標準

                 現況中我們明瞭資料整合及效率是非常重要,因此我們把評估的重點放在如何整合4家公司的資料,並在極
           短的時間內將
這些資料轉化成為有效的資訊提供給公司使用。再者要評估的是軟體的操作?活度及使用是否簡單
           易學,因為員工上線的時間慢是系統能否迅速運作的重要關鍵。除了前面所提之外,整合現有的會計流程更是另
           一個重要的議題,因為公司的要求是從進貨開始到出貨開發票結案要全部電腦化,這樣不但節省了人力成本,而
           且可以讓內控稽核更嚴謹。
   
                    確定以上的重點,我們看過了一般系統後,發現價格便宜的資訊系統無法滿足資料量大的需求,而且每隔
           一段時間系統會需要重整或有當機之虞,然而價格高的系統投資的成本過高,在尚未看到績效前要花太多的預算
          ,公司是無法允許的。最後我們選擇了鉅盛資訊Power管理系列,主要原因除了可以零時差的整合4家公司的資料
          外,還可以建立嚴謹的內控稽核控制,讓我們可針不同單據的重要性與否,設定稽核的方式,掌控公司真正想控
          制的稽核點;再加上各單據的拋轉運用及拷貝功能,減少大量的人工輸入作業,而且簡單易學確實符合公司現階
          段的系統需求。
    

         新系統的導入與建置過程           

          
                    1998年決定採用鉅盛資訊博士系列-庫存王系統(一次採用3套),和大多數公司一樣面臨了一段換系統前的人
          員心理抗拒期,但是庫存王系統的操作使用上並不複雜,所以很順利的在短時間內導入了鉅盛資訊的庫存管理
          系統。由於多點資料整合的問題,各營業點的資料必須全靠人工將各營業點資料備份帶回整合後,再轉入台北
          總公司的資料庫,非常的耗時費力且差旅費的支出也很可觀,日積月累資料庫資料越來越多,不僅工作站無法
          負荷,且需花費重整資料的時間也越來越長,使得總公司的系統承載太重,資料的傳輸越來越慢,工作效率無
          法彰顯。
                    
                    在評估鉅盛資訊Power庫存管理系統對我們現在及未來的幫助,及得到鉅盛資訊客服人員對產品的優勢分析
          資料,更讓我覺得這才是我們要的系統,所以公司內部開始著手進行相關上線事宜,將原庫存管理系統於2006年昇
          級到Power庫存管理系統,並加購了財務管理系統,使流程從進貨開始到出貨開發票結案全部電腦化。

                    猶記得1998年改用鉅盛資訊庫存王系統,當時好多負面雜音,結果證明改用庫存王系統是對的。到了2006年
         要昇級Power版產品時,相同的情境又發生了,人員都不願改變現狀,排斥的人不斷的攻擊Power產品太複雜不好
         用;事實上是功能變強了,而不想花更多時間適應新系統的操作原故。上線後;原先覺得不熟悉的功能,在簡單
         的操作介面使用下,很快的適應後,卻是他們口中最好用的功能,操作也最靈活,大大節省了公司4個人力的成
         本,所以我必須在此說一句良心話:『鉅盛資訊Power產品真的好用』又在一次證明,堅持是對的。

       新系統建置後獲得的效益

       1. 解決多營業點資料的整合,資料分享零時差      
                 我們將資料庫建置在台北總公司透過網際網路連線操作機制,各營業據點以遠端連線方式登入台北
         Terminal Server 進行資料的輸入,毋須再經資料傳輸及轉換動作,節省時間、人力及連線上所浪費的有形及
            無形成本,更可零時差隨時查看各地營業資料。

    • 軟體我們採用單點安裝多點使用方式,節省每個營業點逐一更換版本的問題。   
    • 由於只要連上網際網路即可運作,出差在外地也可以輕鬆上網查詢貨品價格、庫存、
      及所有交易資料,輕易掌握公司營運狀況,落實了行動辦公室的理念。
    • 發貨倉庫不再需要人工開單,可經由傳輸直接列印出貨單,出錯率大大降低,而且文
      件內容又清晰,不再受限於不清楚的傳真文件。

        2.  整合財務模組,效率更快更好
                未昇級鉅盛資訊Power產品之前,本公司財務模組使用文中系統,所有的傳票、銀行往來的資料都要
          人工 一一輸入,因此這次的產品昇級同時加購了鉅盛資訊的財務管理系統,以置換先前不適用的會計系統
         ,使傳票與出納都可透過【鉅盛資訊財務管理系統】的交易單據及沖帳資料直接產生傳票及銀行往來資料,
          大大的減少了財務人員的工作量,更快速又有效的產生財務報表。    

          3.  昇級後資料不需重新建立,快速上線好方便
                   鉅盛資訊提供舊資料轉檔服務,可讓舊系統資料快速移轉至新系統,將平行上線的時間壓縮至最短,
          大大減少因新舊系統同時輸入與核對所耗損的人力、精神與成本,同時系統操作方式與以前庫存王產品大致
          相同,不需花太多學習時間只要轉檔就可導入新系統,非常方便。

          4.  資料庫的穩定度高,系統不再當機
                  鉅盛資訊Power庫存管理系統 搭配微軟SQL Server資料庫,資料庫運作相當穩定,系統不再當機。即使
            因為操作不當工作站當機也不需要做重整,大大的提升了工作的效率。

          5. 自動備份資料庫,安心又方便
                  透過微軟SQL Server 的排程備份,每天定時備份,可節省以前庫存王產品人工備份等待的時間或忘記備
           份的問題。

      
  執行心得

                  理信公司湯經理說:系統導入的成功關鍵在於;使用的套裝系統軟體是一個可用度大於多數理想狀況的系統
         ,它並不是專門為我們量身訂作的軟體,所以它一定有一些需要妥協的地方,因此使用者一定要有大氣度大包容,
          使用系統上多數的好,小小修正系統上的需要妥協的地方,用包容心接受新東西,相對也會看的更順眼,自然
          就容易上手了。
       
                 另外推動者還要施一點壓力,一般人是習慣安於現狀,要改變習慣性,剛開始時一定會有很多雜音與不願意,
         這時推手就必須展現強勢才能壓低雜音量,同時我的作法是努力的先了解系統,從自己先做起,有了對系統的認識
         及小小的專業形象後再讓人信服,況且公司對鉅盛資訊的溝通窗口只有我一位,所以我一定要先熟悉系統,如此不
         僅能完全掌握狀況也讓鉅盛資訊能順利導入。經過了這段時間的使用,我要再重申一句:『鉅盛資訊Power庫存及
         財務管理系統真的好用、 客服人員更是NICE』

        理信股份有限公司小檔案

                理信股份有限公司自民國1992年創立以來,即以專業經營安全建材事業為目標,並積極針對建材品質及輔導施
        工單位使用技術,使客戶能迅速施作本公司所銷售材料,創造公司與客戶的雙贏效應 。民國 1996 年內政部公告頒
         布〝建築物室內裝修管理辦法〞,一律限用防火建材,以落實公共場所安全。民國 2006年頒布〝綠建材〞實行細
         則,藉以有效控制室內污染源、提升對人類身體健康無害的建材,本公司皆一一戮力使本公司所銷售產品符合國家
         標準及防火、耐燃法規, 2007年本公司之BNBM礦棉板亦已通過綠建材標章申請!

                1998年導入鉅盛資訊博士系列-庫存王軟體3套,公司業務不斷成長擴大後資料量倍增,為符合公司成長之趨
         勢,於2006年昇級至Power系列庫存管理系統同時整合了財務管理系統,透過此系統的機制快速整合了4家公司的
         資料,展現了零時差的資料分享,也為公司的業務奠定了未來的發展契機。