輔導案例
客戶見證
輔導案例
喜來芳股份有限公司

企業背景介紹

1995年6月1日創立於台北五股,數年來,我們從一家麵包店經營出發。逐步拓展到其他行業,建立喜來芳企業穩健根基與良好信譽。

現在烘焙的形態銳變,經營上想要創造更大的效益價值,必須找到不同於市場競爭者的定位,經營上更應配合必要策略才能維持經營獲利優勢。因此,首先要收集消費者的消費習慣,累積顧客的口碑,建立品牌形象,進而利用公司對於烘焙業的專業技能,提供具備競爭性的優勢產品;即使營運已經步入正軌,在業界順利取得獨特的優勢,亦須隨時觀察大環境消費變化,以提供更優質的服務與產品。

為因應時代潮流的趨勢,喜來芳以追求高成長,多角化經營。兩大經營方針,積極拓展相關市場,建立公司信譽。並進一步與國內知名企業共同合作開發,以吸取更新經營理念與技術。

多年來,我們的努力已有顯著成果,在自由化市場上喜來芳已發展成有多家各自營運的子公司,未來,我們將秉持一貫的理念,提供消費者更多元化的服務。

舊有的資訊系統與遭遇的困難

公司初期在整理顧客與交易資料乃以一般傳統方式進行,後輔以微軟文書處理系統WORD與EXCEL,處理電腦化的製作表單與統計文件管理;隨著公司的成長、實體店面一家家開立與未來長遠的目標方向,既有的方式已無法符合滿足公司需求,同時也必需考慮提高人員效益及減少公司的無形成本(時間、人力查閱…等往返浪費的支出)。

選擇採用新系統的評估標準

在選擇商用軟體時,管理階層認為導入一套大系統必須將對公司造成的影響與成本支出列為首要之考量,故決定採取保守穩健的方式評估;初期,公司先在一般市售之套裝軟體中進行挑選使用,挑選同時,卻發現必須考慮該廠商是否能具備未來長期合作搭配的可能性,必需符合喜來芳永續經營、以人為本的發展需求,就如同選擇喜來芳的顧客一般,深信喜來芳可以提供顧客喜好、驚喜的產品,這項重點,成為喜來芳最後選擇鉅盛資訊產品的重要決定關鍵。

一般公司行號與軟體廠商配合時,最害怕耽心成為軟體孤兒,以及雙方在配合、溝通上的問題,這也是喜來芳極力避免的!因此,除了對企業的影響、發展評估外,喜來芳先進行公司內部使用者的電腦化會議,了解使用者的需求、期望、耽心與潛在的抗拒性,輔以公司推行計畫的交叉評比,以確定實施新系統的窒礙處。最後在公司同仁整體的認同下,參考鉅盛資訊現有客戶的成功案例、提供的試用版模擬試用,才決定使用鉅盛資訊POWER SERIES管理系列。

新系統的導入與建置過程

不過系統導入初期,人員已習慣的實際作業方式與系統流程的整合面出現問題。員工對於以往熟悉的OFFICE彈性的操作方式,換成制式系統作業畫面,加上新系統的權限設定、功能細節的使用限制,評估會議紀錄可能發生的窒礙處,一一呈現,影響系統預計上線時程;所幸會議中已針對窒礙處提出預防措施,經過內部不斷的溝通,鉅盛資訊有系統的教育訓練,以及後續的即時服務支援,將員工執行上的抗拒心,轉變成員工對系統的信任、安全感,順利完成系統上線。

這都是喜來芳管理階層充分授權、內部員工與鉅盛資訊客服人員三方努力配合下所達成的成果。

新系統建置後獲得的效益

完成新系統導入建置後,後續使用上仍陸續發生實務狀況與系統運作上需要協調之處,加上諸多門市資料拋轉總公司的整合問題,都必須仰賴使用者與鉅盛資訊客服人員討論因應處理方式,以調整系統設定或操作模式;在雙方不斷努力下,庫存與財務的月報表從人工統計的12個工作天,縮短至2個工作天,大大提升工作效率。

喜來芳從事的是人的事業,永續經營的理念,讓顧客數不斷增加,每一次消費、每一次顧客上門,都是一項寶貴資產,必須詳細紀錄與顧客互動的所有資訊,電腦資料容量更是以倍數增加。搭配Microsoft SQL Server 2000資料庫與Microsoft Windows 2003 Server的作業平台,能快速給予決策者與業務想要了解的顧客資訊,僅以過往查詢顧客交易歷史的時間,Microsoft SQL Server 2000強大的資料庫引擎,幫使用者節省了5-10倍的工作時間;多了關心顧客與顧客互動的時間,少了繁瑣、無產值的紙上作業,這是新系統最明顯的效益。

執行心得與未來計劃

喜來芳表示當初選擇鉅盛資訊作為公司配合的ERP廠商,首要為雙方經營理念相同之外,再者也對於鉅盛有計畫研發門市管理系統(POS),符合未發展方向;對於商用軟體系統的即時處理因應及調整且在客制化的服務配合上,亦提供迅速相對的解決方案,站在客戶立場著想,雙方一起協調搭配成長。

在未來的電腦化計畫中,如何將門市銷售資料即時(on-line)傳輸到總公司,資料庫集中管理,讓管理階層能利用第一手資訊,擬定市場的行銷策略,以因應多變的消費者習性,更藉由各門市的即時庫存資料,將產品庫存量降至最低,才是下一步e化的最主要目標。至於更深入的銷售分析是屬於第二階段的顧客關係管理(CRM)重點,期望鉅盛資訊亦能朝此方向開發符合喜來芳使用的軟體,以減少異值系統整合的風險。