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新睦豐建材股份有限公司

l          企業背景介紹

新睦豐公司成立至今已將近10年,其創始者林總經理在臺灣長期代理日本第一品牌INAX外牆磚的銷售,其業績有桃園連億葛里芬、葛里法、忠泰大椰別墅、大直藝術廳等著名建築。2006,將全世界嶄新的“Geologica Megastore空間美學旗艦圖書館”概念帶至中國,此座空間美學旗艦圖書館係繼羅馬、維也納後全球第三座。

全球首席義大利鍛燒石材公司Granitifiandre在米蘭、芝加哥、悉尼、倫敦等世界各時尚都會創造了68座GEOLOGICA SHOP空間美學圖書館。新睦豐公司除了與Granitifiandre在台北成立了全球第46座空間美學圖書館,在上海更聘請美國紐約New York 大學與義大利博洛尼亞 Bologna大學名建築教授Silvio Cassara繼義大利名建築Modena G.M Auditorium作品之後,首度在上海打造新現代主義雕塑風格(Il Modernismo) 將世界頂級空間美學素材的元素,有機結合塑造了世界級的第三座ART 500 BNF空間美學 Geologica Megastore旗艦圖書館。展廳內除展示了體現INAX技術核心的健康磚、陶版、立方陶等產品以外,還集中了諸多全球知名建築師最愛的建築元素,兼具時尚、藝術、內涵、歷史、文化等精華。世界各地精緻建築設計藝術代表作均與此座圖書館緊密連結。

新睦豐在建材界的堅持有目共睹,持續秉持著『創新、和睦、業豐』的經營理念,追求企業永續經營及成長。

l          舊有的資訊系統與遭遇的困難:

本公司自成立以來僅使用一般市售之套裝軟體處理帳務,系統涵蓋業務接單、廠商採購、零件庫存…等功能;該系統雖可應付草創時期的營運狀況,但隨著每年銷售業績不斷成長,供應商、市購產品與經銷商、末端客戶的交易條件日趨複雜,加上年度合約、專案合約單據大幅增加,業務與採購部對於訂單(採購單)、合約的掌控上僅止於統計金額,無法提出準確的審核分析,實非管理階層樂見。

l          採用新系統的評估標準:

為解決上述現況,新睦豐決定採用新系統來解決問題,其評估標準如下:

1、系統面:新系統須應用市場上最先進、穩定的技術,且須符合新睦豐經營理念-「創新」,方能因應公司快速成長,不至短時間內就要更換產品或軟體供應商,浪費電腦化投資。

2、業務面:新系統須符合建材業對於合約管控的特殊需求;從供應商議價、合約到客戶端報價、合約、訂單、銷貨成本等整體流程,須一以貫之、整合管理,無論從任何階段皆可快速查詢進貨成本、銷貨金額、利潤率,以確保資料的一致性與準確性。

3、帳款面:新系統須符合建材業對於保留款的特殊需求;新睦豐客戶以大型建設(101大樓、捷運)或工地(大陸青山鎮)為主,客戶除要求定額的保留款以待工程驗收支付外,尚會視實際狀況額外要求異常保留款;故對於保留款的產生與控管,亦是新系統考量的重點。

4、專業面:新系統的軟體供應商必須擁有十年以上系統導入經驗,並可提供成功案例供使用者詢問服務品質,以確保順暢的上線過程。

經評估多家ERP廠商後,最後選擇鉅盛資訊所提供的ERP:PowerSeries管理系列。PowerSeries係採用Microsoft Windows Server 2003與Microsoft SQL Server 2000做為新一代辦公室e化的作業平台;Microsoft產品在快速、便利、創新上,一向謂為業界的口碑,穩定與安全性更是遠超越同產品競爭者,加上鉅盛資訊18年的商用軟體輔導經驗,長期做為Microsoft ISV夥伴,完全符合新睦豐系統評估標準。

l          新系統的導入與建置過程:

系統導入過程著重在建材業的專屬需求溝通、實施,在對應供應商、客戶的年度合約管理部分,合約除明確標示產品明細外,對於不明確的產品,如僅標示大類或約定顏色數量,亦須列入進、銷貨合約對應管理,大大增加系統稽核邏輯的複雜度;此外,新睦豐自有的工廠與倉庫,須列入訂單出貨排程管理,也擴大系統暨有的排程功能。應收帳款、(異常)保留款、帳款沖帳亦經過多次討論、實施、修改、再討論…,才能順利上線。

系統雖因行業別需求與稽核必要而修改,於操作、流程面上略顯複雜,以致延遲表訂上線時程,但在新睦豐高階主管的充分授權、各部門使用者與鉅盛資訊輔導人員通力合作下,還是讓新系統順利實施完成。

l          新系統建置後獲得的效益:

系統導入後,公司還是針對陸續發生的實務狀況,經與鉅盛資訊討論後,調整系統設定或操作方式,以因應多變的業務型態。至今,系統上線已近二年,對於導入系統的成效,可做下列幾項說明:

1、稽核制度建立:以往需要以人工方式管理廠商與客戶合約的繁複工作,已可透過系統的合約管理功能,自動審核單價與數量的正確性;節省的人力調往稽核單位,以杜絕未按公司制度運行的錯誤行為。

2、實務經驗傳承:透過電腦化的單據流程,以前需要資深人員才能議價的產品,透過交易歷史的輔助,不再因人為疏失而錯估成本。公司新人可以藉由電腦的輔助及說明快速上手,並了解實務作業方式,減少因人員流動而造成的損失。

3、提升整體形象:台灣約有一百多萬家中、小企業,其中尚未進行電腦化或電腦化不成功的企業一定比較多。藉由電腦化,不但有助於公司提升在國際合作廠商間的形象,也是社會上多數人皆認為的趨勢,像公司這樣的傳統產業能藉由電腦化提升生產效率,且有所斬獲,相信對公司的整體形象有相當幫助。

l          執行心得與未來計劃:

曾協理表示:當初選擇鉅盛資訊作為公司配合的ERP廠商,除了上述原因外,其在電子商務與兩岸三地的服務上,亦提供相對的解決方案,服務據點遍佈華東與華南;以公司長期的規劃而論,國際市場的業務比重,將逐步增加,如何透過台灣經驗的傳承、快速提供交易資訊,進而整合海外市場,是新睦豐未來投資電腦化的重點。