輔導案例
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秀得美股份有限公司
成功導入POWER管理系列解決方案二

舊有的資訊系統與遭遇的困難

早期台灣秀得美股份有限公司所使用的電腦為UNIX作業系統,資訊系統為以COBOL自行開發的傳銷商營業管理系統,由於真正精通UNIX與COBOL的人越來越少,所以應該因應市場需求的功能,無法隨著業績的成長,立即於系統中實現;再加上原本UNIX的伺服器、終端機並不便宜,若包含Informix資料庫更版與維護的費用,不但無法在功能上有所加強,後續卻需要付出相當大的成本,對於電腦化的效益實在有限。 

選擇採用新系統的評估標準

雖然UNIX在的軟體有著高穩定性的優勢,但卻在功能和親和力上漸漸不如現今圖形界面的Windows作業系統,所使用的傳銷商營業管理系統在功能上應付規模日漸龐大的庫存管理、生產製造需求也較為力不從心。因此在去年,台灣秀得美股份有限公司總經理大力的支持下(不論是在人力、還是在財力與行動上),資訊室江經理選擇了鉅盛資訊所出品的POWER管理系列商用軟體,並且採用Microsoft Windows Server 2003搭配Microsoft SQL Server 2000做為新一代辦公室e化的作業平台。
鉅盛資訊推出的POWER管理系列商用軟體為一套模組化的ERP(Enterprise Resource Planning)系統,使用者並可針對公司業務需求,選購各項針對不同專業所加強設計的軟體,讓使用者在使用時更得心應手。目前推出的模組有進出口貿易、分銷管理、財務管理、生產製造、品質檢驗、維修服務、人力資源等,並可搭配前台電子商務(B2B)網站,延伸銷售與服務的時間。
由於台灣秀得美股份有限公司主要營運項目包含了製造、貿易與銷售,因此在辦公室e化時,因傳銷商管理與佣金計算因鉅盛資訊無法於短期間客制化完成,仍沿用UNIX系統;POWER管理系列則負責庫存、生產製造與財務端,藉由該系統強大的BOM(Bill Of Material)管理與生產模擬排單的功能,依據庫存現況,精確計算生產所需物料與預計生產時間。 

新系統的導入與建置過程

江經理指出:在導入新一代的辦公室e化時,遭遇到不少反對的阻力,不過好在有總經理的強力背書與各部門主管、工作人員辛勤的化解阻力下,第一階段的e化導入總算是成功了。在電腦化的過程中,工廠人員因從未使用過Windows系統,要這些人一下子全轉換到Windows介面工作的確是有問題,別的不說,光是讓他們習慣滑鼠就是一件難事,好多人深怕滑鼠會跑了;因此輔導的方式就是先教用簡單的基本操作,過了一陣子他們較為適應後,再教導他們用電腦做更多的查詢、統計分析的事情,讓這些原來不能適應新介面的人也都能順手的使用新系統。另外一種是暨有UNIX系統使用慣的人,在面對新軟體抱持著抗拒的態度,因不熟悉而不願冒然的轉換到新軟體上,此時就先找幾個已經知道Windows優點的同事,教導這些人新軟體的使用方式與好處,例如可同時執行多項作業、查詢資料更為容易、方便連絡的電腦傳真與電子郵件等。然後再透過這些人的影響力逐步擴大到全公司員工。另外在移轉到新系統時,原本的客戶資料、產品資料等等大都是要重新輸入,此時也是一個很好的重新整理資料機會,不過由於幾乎是格式全面更新,在新建立時,校對的功夫就變成相當重要的功夫,畢竟這些新整理過的資料將是公司未來幾年營運的重要資源。 

新系統建置後獲得的效益

江經理也指出e化的最大好處就是即時資訊與資源共享,以往工廠、倉庫與總公司中間的資料傳遞,都要透過文件列印、傳真才能送到決策者的手上,這其中所耗費的時間與人力,與因時間延遲損失的商機,不管在業績與成本面,都有相當負面的影響;現在透過POWER管理系列與Windows Server 2003的多點解決方案配置,任何地方皆可隨時掌握即時資訊;此外,決策與業務單位因行銷推廣所需多變的報表角度與資料內容,亦可透過使用者已經輸入的資料,利用Microsoft SQL Server 2000強大的管理工具,立刻查詢並提供可靠的資訊,以往需要耗費多時整理的資訊,在彈指之間已經完成。
此次的e化也改變公司大部分人員工作的內容與方式,平常需要花費在日常作業溝通上的時間,已漸漸轉變在分析暨有資料與改善現有流程上。江經理認為e化的終極目標,並不在減少成本的支出,而是讓現有的資源發揮在更多、更有效、更有產值的工作上,如何把餅坐大,讓資訊系統成本公司的生財器具,才是e化的最大效益 

執行心得與未來計劃

雖然台灣秀得美股份有限公司在其他國家也都擁有工廠和辦公室,不過電腦化較為成熟的只有台灣總部與馬來西亞,且馬來西亞仍使用UNIX系統,主要的障礙就在於各國的規章制度與文化特性。在台灣已經需要耗費相當時間導入系統,其他國家的阻礙,一定高於台灣數倍;而且,因應各國法令規章、稅務制度而必須修改或新增的系統功能,也是e化另一項時間與金錢的競賽。簡而言之,如何匯總跨國資料、整合分公司資源,將是未來一項最大的挑戰。
江經理表示,由於更換電腦系統的是一件影響重大的工程,一個企業無法,也不應該一天到晚進行系統的升級、更新與擴充。所以台灣秀得美股份有限公司為能應付公司未來幾年的需求最後選擇了POWER管理系列商用軟體與Microsoft Windows Server 2003、Microsoft SQL Server 2000。江經理說明:上述軟體皆已具備Internet功能,隨時可因應公司的計畫,來達到系統面所需的功能,但跨國系統的建置與導入,需要總經理與更多部門、人員的配合。

台灣秀得美 小檔案

TOTALIFE是『完美生活的意思』,是人們永不斷續追求的身體健康,心靈健康和經濟健康。台灣秀得美股份有限公司秉持均衡、和諧、自然、環保的原則,肩負起推廣身心環保事業、開創健康美好生活的使命,希望創造出一個擁有至真、至善、至美、至愛的事業。 
秀得美經由提供優良的產品,完美的制度和教育訓練,讓每一個人的潛能得以發揮,使每一個人能從『依賴』至『獨立』,最後達至『互助共營』,使能者多能,信者致富。 
『互助共營』乃是TOTALIFE事業經營的理念,惟有遵循『互助共營』的精神,才能獲得身體健康,心靈健康和經濟健康的『完美生活』。 
台灣秀得美股份有限公司自79年成立,產品線分為瘦身、健身、美身、潔生四種主要項目,於93年成立美國R&D研究所,以最專業的人才,研發更符合人體吸收的健康食品。由於業務面持續成長,陸續在台中、高雄成立分公司;為了提高產能與銷售區域,95年成立天津廠與馬來西亞分公司,獲馬國政府頒發之當地十大至尊之「最佳行銷策略公司」。總經理深知健康產業為一良心事業,特別強調無污染,原從紐西蘭進口原料,並榮獲了紐西蘭出口協會頒發台紐雙邊貿易績優廠商,並由紐西蘭總理克拉克女士親自頒發感謝狀;為了深耕東南亞市場,緊接著於92年成立新加坡據點,擴大行銷區域。並為嚴格控管產品品質,於去年度建置台灣品質工廠,為產品做最嚴厲的把關。